Онлайн-касса для магазина: как выбрать

Раньше интернет-магазины не были обязаны выдавать клиентам чек при совершении покупки в режиме онлайн. Однако затем все изменилось. В силу вступил закон 54-ФЗ. В результате у компаний появилась обязанность выдавать чеки, что побудило интернет-магазины приобретать онлайн-кассы. Они значительно отличается от ККТ, которые применяли ранее. Существует довольно много видов таких устройств. По этой причине необходимо понять, какую онлайн-кассу выбрать.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса – это устройство, которое оснащено фискальным накопителем и может подключаться к интернету. Она фиксирует данные и передает их в налоговую. В результате контролирующий орган получает достоверную информацию о деятельность налогоплательщика. Компания, использующая онлайн-кассу, не может менять сведения, которые отражены на фискальном накопителе. В результате организации не могут оказывать влияние на размер налога.

Все покупки проходят через онлайн-кассу. Причем речь идет как о приобретениях в классических стационарных точках, так и через интернет. Касса нужна практически всем предпринимателям и компаниям, если они планируют вести работу с обычными физическими лицами.

Кто может работать вообще без онлайн-кассы

Выбирать онлайн-кассу для магазина необходимо только в том случае, если закон обязывает предпринимателя использовать ее. Однако подобная потребность возникает не всегда. Но ситуаций, в которых допустимо не использовать кассу, довольно мало. В частости, можно избежать потребности в ее применении, если ИП платит налог на профессиональный доход. Этот вид отчислений в бюджет могут выполнять как индивидуальные предприниматели, так и физические лица, зарегистрированные в качестве самозанятых.

Однако работа без онлайн-кассы влечет за собой возникновение ряда ограничений. Они идентичны для всех лиц на НПД и состоят в следующем:

• нельзя нанимать работников;
• размер годового дохода не может превышать 2,4 млн. руб.;
• перепродажа товаров недопустима.

Если предприниматель использует НПД, это не освобождает его от обязанности выполнять отчисления в рамках других применяемых систем налогообложения.

Плательщики налога на профессиональный доход могут не применять онлайн-кассу, поскольку формируют чеки в онлайн-приложении.

Есть альтернативные способы избежать использования онлайн-кассы. В частности, может осуществляться сотрудничество с финансовыми операторами, которые формируют чеки и предоставляют их клиентам. Другой способ – организация оплаты товаров только курьеру-посреднику или через пункт выдачи.

Что входит в кассовое оборудование

Выбирая ККТ для интернет-магазина, важно обращать внимание на тип оборудования. Оно бывает 3 видов:

1. Классическая онлайн-касса с фискальным накопителем. Это устройство привычного вида, которое используется чаще других.
2. Фискальный регистратор + фискальный накопитель. Этот вид ККТ не имеет клавиатуры и дисплея.
3. Дополнительное оборудование. Устройств упрощают работу с клиентами, повышают скорость обслуживания. В рассматриваемую категорию включают денежные ящики, сканеры штрих-кодов, терминалы.

Выбирать онлайн-кассу для ИП или юридического лица необходимо, учитывая нюансы деятельности.

Зачем нужен фискальный накопитель

Чтобы онлайн-касса могла нормально функционировать и передавать данные в налоговую, устройство должно быть оснащено фискальным накопителем. Так представляют специальное оборудование, которое размещено внутри ККТ. Внешне оно представляет серую коробку. Без накопителя использовать кассу нельзя. Он выполняет целый комплекс важных функций:

• фиксирует операции;
• подтверждает факт выполнения платежных процедур;
• выполняет шифрование данных;
• передает информацию оператору фискальных данных.

Перечень моделей онлайн-касс, которые можно использовать, ограничен. Его утверждает налоговая. Узнать, допустимо ли применение понравившейся модели, выполнив ее поиск в базе.

Как выбрать онлайн-кассу

Впервые выбирая онлайн-кассу для того, чтобы подключить и использовать устройство, предприниматель столкнется с большим перечнем моделей. Это может сбить с толку, запутать. Чтобы этого не произошло, важно обратить внимание на критерии выбора. Необходимо учитывать следующие параметры:

1. Соответствие требованиям законодательства. Это главный критерий выбора устройства. Если оно не удовлетворяет установленным нормам, необходимо отказаться от его покупки. Иначе есть риск столкнуться с претензиями со стороны уполномоченных органов во время проведения проверки. Лучше заранее посмотреть список разрешенных моделей ККТ для ИП и юридических лиц. Перечень постоянно пополняется, поэтому важно изучать информацию непосредственно перед покупкой.
2. Тип устройства. Их довольно много. Для простоты кассы делят на следующие основные категории – облачные, автономные модели, POS-системы, фискальные регистраторы. У всех устройств есть целый комплекс преимуществ и недостатков. Так, фискальный регистратор не имеет отдельного дисплея и клавиатуры. Его нужно подключить к другому устройству, имеющему вышеуказанные элементы, чтобы оборудование заработало. Онлайн-касса-облачного типа считается самым простым устройством. Она подойдет для выездной торговли, курьеров, может применяться компаниями, торгующими в мелкую розницу. POS-системы – это целый комплекс устройств, закрывающих все потребности предпринимателя. Однако оборудование считается дорогостоящим и потребует больших затрат на приобретение.
3. Стоимость. Цена ККТ сильно отличается. Устройства можно приобрести за 3-100 тыс. руб. Определять значение показателя нужно, обращая внимание на подходящий тип устройства, а также на бюджет компании.
4. Способ передачи данных. Оборудование может быть подключено с помощью проводного соединения, через wi-fi, встроенный модем, мобильный интернет. Выбирать подходящий способ нужно, учитывая то, для чего будет использоваться оборудование.
5. Скорость печати. От показателя зависит время, которое потребуется на выдачу чека. Здесь нужно учитывать клиентопоток. Если он небольшой, подойдет более медленное устройство. Иначе без быстрой кассы не обойтись.

Делая выбор онлайн-кассы для интернет-магазина, необходимо учитывать все параметры в совокупности. Только так можно найти хорошее устройство, которое полностью закроет потребности предпринимателя.

Где купить онлайн-кассу

Если предпринимателю нужно подключить устройство для магазина, необходимо определить, где приобрести оборудование. Существует довольного много вариантов. Можно выполнить покупку в следующих местах:

1. У ОФД. В этом случае можно сразу подключить устройство и начать обслуживание.
2. В онлайн-банке. В таких организациях часто проходят акции. В результате можно получить оборудование на выгодных условиях. Некоторые компании предоставляют его в аренду, что снижает затраты.
3. У операторов связи. Некоторые из них также занимаются выпуском оборудования и ПО к нему.
4. У изготовителя. Компании продают оборудование по низким ценам. Однако реализация в розницу обычно не осуществляется.
5. У других предпринимателей. Закон не запрещает использовать б/у оборудование.

Способы подключения кассы

Когда удалось выбрать и купить онлайн-кассу, необходимо подключить оборудование. Только после этого устройство начнет отправлять данные в налоговую. Подключение выполняется при помощи следующих способов:

• проводной;
• через вай-фай;
• с помощью установки сим-карты в оборудование.

Выбор способа зависит от возможностей приобретенной онлайн-кассы.

Что еще купить, кроме кассы

Для магазина может быть недостаточно одной онлайн-кассы. Чтобы он мог успешно продавать, дополнительно потребуются:

• сканер штрих-кодов – техника необходима, если в магазине присутствует большой ассортимент;
• терминал эквайринга – позволяет расширить перечень способов для оплаты покупок;
• денежный ящик – устройство позволит хранить денежные средства, если дополнительно выполняются онлайн-продажи;
• принтер этикеток – упрощает процесс маркировки товара.

Необязательно приобретать все устройства. Их набор зависит от потребностей торговой точки.

Установить и зарегистрировать кассу

Чтобы подключить онлайн-кассу для магазина, необходимо действовать по следующей схеме:

1. Выбрать оператора, а затем заключить с ним договор для начала обслуживания.
2. Получить электронную подпись.
3. Зарегистрировать онлайн-кассу. Для этого необходимо подать заявление через личный кабинет ИП или юрлица на сайте ФНС.
4. Получить регистрационный номер и ввести его в кассу.
5. Указать данные отчета о регистрации в личном кабинете.
6. Получить карточку регистрации ККТ.
7. Указать параметры регистрации в личном кабинете ОФД.

Ошибки при регистрации ККТ в налоговой инспекции

Не всегда регистрация онлайнкасс проходит успешно. ФНС может отказать в выполнении процедуры в следующих случаях:

• информация об устройстве отсутствует в реестре;
• техника числится как украденная или утерянная;
• в процессе регистрации допущена ошибка любого типа, что привело к появлению расхождений с действительностью.

Еще одна частая причина для вынесения отрицательного решения – отсутствие места установки кассы в утвержденном перечне отдаленных местностей. Такая проверка проводится, если устройство будет работать автономно.

Что делать, если с кассой возникли проблемы

Существует ряд проблем, которые могут возникнуть в процессе использования онлайн-кассы. Они состоят в следующем:

1. Не работает интернет. В этом случае данные не будут переданы в ОФД. Чтобы не возникли сложности, информация должна быть предоставлена в течение 2 дней. Для устранения проблемы нужно проверить, ушли ли чеки в ОФД. Процедуру выполняют после восстановления связи. Если ответ отрицательный, данные необходимо передать самостоятельно.
2. Устройство сломалось, или отсутствует электричество. В этом случае торговлю нужно прекратить до устранения проблем.
3. Выполнена блокировка устройства из-за произошедшей хакерской атаки. В этом случае нужно выполнить разблокировку IP-адреса кассы, а затем самостоятельно передать сведения.

Таким образом, подходить к выбору устройства необходимо внимательно. От этого напрямую зависит удобство последующей работы. Чтобы не столкнуться со сложностями, выбор нужно осуществлять комплексно. Такой подходи позволит найти оборудование, удовлетворяющее вашим запросам.